PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

El Acervo Histórico del Archivo General de Notarias de la Ciudad de México conserva un total de 98 libros de protocolos del siglo XVI, cuya riqueza informativa tiene particular relevancia para el conocimiento de un siglo del que se conservan muy pocos testimonios.

La falta de un instrumento de consulta que los describiera de manera completa y sobre todo el avanzado estado de deterioro en que se encuentran, que por años había impedido su consulta y hacía que su invaluable información estuviera en riesgo de perderse, llevó a que el Gobierno del Distrito Federal, a través de la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, el Colegio de Notarios del Distrito Federal, mediante la Asociación Amigos del Acervo Histórico del Archivo de Notarías, y la Universidad Nacional Autónoma de México, por conducto del Instituto de Investigaciones Históricas, decidieran unir esfuerzos con el fin de implementar un proyecto que permitiera preservar este patrimonio documental para futuras generaciones, además de difundir su información.

Con este propósito se apoyó la propuesta del Seminario de Documentación e Historia Novohispana del Instituto de Investigaciones Históricas de la UNAM, de restaurar, digitalizar y completar la catalogación de los protocolos del siglo XVI que se conservan en el Archivo, con el fin de conformar un Banco de Información que permitiera acceder al contenido y la imagen digitalizada de esta documentación, con lo cual además de coadyuvar a la preservación de los originales, se posibilitaría el rescate y la difusión de su contenido informativo.

Esto pudo ser planteado gracias a la existencia de una serie de trabajos de catalogación previos, elaborados por diferentes investigadores y grupos de especialistas que se han preocupado por describir el fondo. Así, además del catálogo pionero de Agustín Millares Carlo y José Ignacio Mantecón que publicó en los años de 1945 y 1946 el Colegio de México, existía el trabajo inédito que elaboró el Instituto de Estudios y Documentos Históricos, A.C., del Claustro de Sor Juana Inés de la Cruz, bajo la dirección de la maestra Guadalupe Pérez San Vicente; y la catalogación que el propio Seminario de Documentación e Historia Novohispana tenía completada; de forma que en conjunto se contaba ya con la descripción de más de 18,500 escrituras notariales de este siglo.

Con base en lo anterior se buscó implementar un proyecto multidisciplinario de trabajo que contempló diferentes tipos de tareas especializadas pero interdependientes entre sí:

1) En primer lugar un proceso de conservación con el fin contribuir a preservar la documentación original y de prepararla para su digitalización.

2) Un proceso de digitalización, que garantizó la seguridad de los originales y la producción de imágenes de alta calidad.

3) Un proceso de catalogación que comprendió tanto la homologación de las fichas de los documentos que ya estaban catalogados, como completar la descripción de toda la documentación que faltaba.

4) Y la integración final de la base de datos, que abarcó la liga de las fichas de contenido con las imágenes correspondientes; la revisión y corrección de la información, y la puesta en servicio del banco.

La construcción del banco de información se completó entre octubre de 2008 y marzo de 2011 y al final quedó integrado por más de 27,500 fichas de contenido y cerca de 58,000 imágenes digitales, que en conjunto permiten acceder a prácticamente toda la información del siglo XVI que se conserva en el Archivo.

Con el fin de difundir los resultados de este proyecto y facilitar el acceso a su información, dado que actualmente la consulta completa del Banco sólo puede hacerse dentro de las instalaciones del propio Archivo de Notarías, se publica en este portal el Catálogo documental del Fondo siglo XVI, en el que se presentan todas las fichas de contenido que conforman el Banco; y con el fin de facilitar la consulta y reproducción de las imágenes que se encuentran en el Archivo, se consignan en cada ficha las claves de las imágenes documentales que le corresponden.

La consulta de la información documental se hace a través de un Menú, que además de esta Presentación, contiene otros cuatro apartados que son: Catálogo, Búsquedas, Inventario, y Créditos.

Dentro del apartado Catálogo el usuario podrá acceder a una breve descripción de las características generales del fondo documental, de la información que contiene y de la estructura de la ficha catalográfica que se utilizó.

Dentro de la sección de Búsquedas se despliega el formulario Selección de Fichas, que permite al usuario localizar la información que requiera. Y también las Orientaciones necesarias para optimizar las Búsquedas, mediante el empleo de los diferentes filtros que se presentan y de signos especiales que pueden ser utilizados como comodín.

Dentro del título denominado Inventario, aparece una tabla en la que se registran los datos de filiación de cada uno de los 98 libros que se conservan en el Acervo del siglo XVI, así como los años que abarcan, los números de fojas, imágenes y fichas que comprenden, además de los datos correspondientes a su catalogación, ordenación y estado de conservación. La pantalla de este apartado también permite acceder a una vista con los detalles individuales de cada libro.

En el apartado Créditos se consigna una relación de las instituciones y personas que colaboraron en los diferentes proyectos que permitieron la elaboración de este Catálogo documental.

Consideramos que con la construcción del Banco de Información se ha dado un gran paso en pro de la preservación y la difusión de la información documental, y estamos seguros de que este Catálogo de fondo documental del siglo XVI, aún sin contener las imágenes que conforman el Banco, constituirá un instrumento de consulta de gran ayuda para los investigadores y sin duda su información contribuirá un mejor conocimiento de este siglo tan trascendente para nuestra historia.

Ivonne Mijares
Seminario de Documentación e Historía Novohispana
Ciudad Universitaria, agosto de 2013